Akoby to bolo dnes, keď som bol absolútne frustrovaný z komunikácie môjho tímu v ASAPRINTe. Neustále klopkanie na dvere môjho officu ma vyrušovalo a neumožňovalo mi uzavrieť jedinú myšlienku. Desiatky správ v chate som nestíhal čítať, nie na ne ešte aj odpovedať. Kombinovali sa v ňom nepodstatné pozorovania kolegov, ktoré zbytočne zaujali moju pozornosť s úlohami a dôležitými informáciami, ktoré mi naopak záplava nových správ odniesla do zabudnutia. Často som v chate nachádzal siahodlhé správy, ktoré by som si radšej v kľude prečítal v emaile. Tam som naopak nachádzal informácie, ktoré by stačilo spomenúť na porade…

Bolo to peklo, v ktorom pekelníci volili vždy iný komunikačný kanál, ako som si predstavoval. Za deň som urobil prd makový, unikalo mi milión vecí a k tomu všetkému som bol extrémne podráždený. Nič túto situáciu neilustruje lepšie, ako dialóg, ktorý sa odohral medzi kolegom a mnou po nenaplánovanom vstupe do môjho officu.

Kolega: „Andy, môžem jednu otázku?“
Ja: „Áno, práve si ju položil, čau.“

Alebo keď som si po troch dňoch mimo office doma otvoril preplnený mailbox a uvidel v ňom email s predmetom „Horí v kuchynke!“. Po takejto správe zákonite musí nasledovať jedna z dvoch akcií. Buď si môžete vyložiť nohy na stôl, pretože všetky vaše firemné problémy sú už minulosťou alebo musíte s takýmto komunikačným bordelom niečo definitívne spraviť.

V mojom prípade išlo len o rýchlovarnú kanvicu a tak som pristúpil k možnosti dva – vytvoreniu stratégie používania interných komunikačných kanálov.

Subscribe now

Kľúčom je urgentnosť odpovede

Ak komunikačný kanál nie je vyložene určený v procese, na základe čoho si ho vybrať? Na základe dĺžky správy? Dlhšia správa do emailu, kratšia do chatu? Alebo na základe témy? Operatívne záležitosti sem a projektové sem? Na základe dôležitosti?

V mojej hlave vzniklo mnoho rozhodovacích pravidiel a subpravidiel, ktoré boli v istom momente tak komplikované, že ak by aj fungovali, nikto by si ich nepamätal.

Po viacerých iteráciách som prišiel s jednoduchým a funkčným princípom: kanál vyberajte podľa odpovede na otázku: „Dokedy potrebujem informáciu?“

Kľúčom pre rozhodovanie sa stala urgentnosť odpovede. Moje konkrétne nastavenia som zhrnul do diagramu:

Ak odpoveď stačí do týždňa odložte ju na poradu alebo pošlite emailom. Ak ju potrebujete skôr, do štyroch hodín, kopnite mi ju do chatu. A ak je nevyhnutné mať informáciu hneď, zavolajte mi alebo naklusajte do kanclu.

Aj keď je otázka „Dokedy potrebujem informáciu?“ jednoduchá, odpoveď si vyžaduje zamyslenie sa a jednu kľúčovú esenciu: úprimnosť. Príliš často máme pocit, že informáciu potrebujeme ihneď – väčšinou to však nie je nutnosť, len naša pohodlnosť. Je pohodlné vtrhnúť kolegovi do kanclu a získať, čo potrebujem, aby som mohol pokračovať na svojej agende. Zároveň je to však egoistické a neefektívne pre druhú stranu – zatiaľčo si ja pomôžem, kolega možno stratí niť, energiu a čas.

Pre ľahšie zodpovedanie otázky si preleťme špecifiká jednotlivých kanálov.

Zlosyn menom instant messaging

Je to práve instant messaging, ktorý podkuruje najviac. Ľudia ho používajú nadmerne kvôli svojej pohodlnosti, jednoduchosti používania a zvyku zo súkromného života. V rúcaní internej komunikácie je dokonca horší ako vkročenie do officu – to nevolíte až tak často, lebo nastupuje samoregulácia – sami sa pri treťom klopkaní na dvere cítite ako hňup.

Prečo je instant messaging taký zlý? Extrémne vyrušuje. Zle sa v ňom vyhľadáva. Ak v ňom začnete novú tému, automaticky zabijete tú starú. U ľudí oprávnene vyvoláva tlak odpovedať ihneď, čo často nemôžu a preto ich stresuje (najmä ak sú mimo pracovnej doby).

Instant messaging je zároveň úžasný, lebo tému viete vďaka dialógu rýchlo dostať do finále. Chat takisto vytvára pocit skupinovej spolupráce, v ktorej mám kolegu po ruke – to je extrémne cenné pre teambuilding v dobe remote práce.

Kedy ja potrebujem informáciu do štyroch hodín?

1. Keď potrebujem odbrzdiť pri úlohe, ktorú musím dokončiť a chýba mi drobná info.

2. Keď pracujem na úlohe spolu s kolegyňou a simulujeme, že sedíme vedľa seba.

Urgentnosť odpovede si musí každý vyhodnotiť sám. Treba však mať na mysli jedno: ak instant messaging nepreťažujete nevhodnými správami, odpoveď dostanete omnoho skôr ako sú štyri hodiny. Ak chat preťažujete, začnú sa k nemu ľudia stavať skôr ako k emailu – nebudú reagovať instantne.

Kráľ odozvy: rozhovor

Prečo u instant messagingu hovorím o štyroch hodinách? Pretože každý má povinnosť ráno, na obed a na fajront poodpisovať na správy.

Pointa je však hlbšia. Aj keď je chat radený do kategórie instant messaging, v skutočnosti instant nie je. Prečo? Lebo nevieme, či máme protistranu skutočne k dispozícii. Poznám situácie, kedy pred kolegyňou stojí klient, ona nutne potrebuje informáciu a zúfalo hypnotizuje screen, vyvolávajúc tri bodky indikujúce odpovedajúcu protistranu. Ak informáciu chceš hneď, volaj alebo utekaj za danou osobou! Napríklad, keď horí!

Kráľovná komunikácie: porada

Porade sa každý vyhýba ako čert krížu. Prečo? Často býva príšerne vedená alebo nie je vedená vôbec. Preberajú sa témy, ktoré sa vás netýkajú, odbieha sa od nich alebo sa naopak rozpitvávajú do hĺbky aj keď pointu už všetci pochopili pred desiatimi minútami. Nedá sa čudovať, že team member má v repertoári vetu: „Zase som nič neurobil, samá porada.“

Správne vedená porada je pritom kráľovnou vnútrofiremnej komunikácie – je naplánovaná v dostatočnom predstihu a preto nikoho nevyrušuje. Zároveň ponúka rýchlu výmenu veľkého množstva informácii, ktorá vás ušetrí od niekoľkosetového ping pongového zápasu v emaile, či chate. Ľahko na nej navnímate medziriadky, skutočné názory a pocity ľudí, budujete ňou vzťahy v tíme.

Ak odpoveď nepotrebujem v daný deň, značím si tému do agendy porady.

Informačný šampión: email

Porade dávam prednosť aj pred emailom – plný inbox ľudí stresuje. Nový email je vnímaný ako nová úloha. Preto sa snažím priečinok prijatých správ zapĺňať presne týmto typom komunikácie – je to hlavný zdroj úloh, ktoré si v ňom na vás ochotne počkajú. Teda pokiaľ ho nenahradíte project management softwarom (o tom niekedy nabudúce). Potom v mailboxe ostanú často už len notifikácie z tohoto systému, informácie na archiváciu a komunikácia s externými stranami.

Neočakávam, že má na nový email niekto zapnuté notifikácie. Naopak, počítam s prečítaním emailu raz denne cez väčšie časové okno, kedy kolega môže spracovať aj rozsiahlejšiu informáciu ťažšiu na pochopenie. Tá môže byť predkolom porady, na ktorej takúto info spracujete ťažko.

Za extrémnu výhodu emailu považujem to, že pri formulovaní komplikovanejšej témy sami často zistíte riešenie alebo nezmyselnosť požiadavky.

Email volím, ak mi odpoveď stačí do týždňa.

Bude diagram fungovať aj vám?

Možno máte iné komunikačné kanály, špecifiká vašich pozícií, či kultúry. Môj diagram nemôžete aplikovať štýlom copy & paste.

Čo však môžete, je urobiť si vlastný diagram, ktorý pomôže vášmu tímu ale aj vám. Sám sa niekedy v poslednej chvíľke zastavím, odmažem správu z chatu a vložím do agendy porady.

Pointou nie je doťahovať sa na nesprávne zvolenom kanále, či nedodržaných štyroch hodinách na odpoveď. Pointou je doviesť tím k premýšľaniu nad voľbou komunikačných kanálov a uvedomeniu, ako ňou sami ovplyvňujeme našu efektivitu a radosť z práce.

Andy Abel

Ako sám vojak v poli internej komunikácie toho veľa nezmôžete – urobte zmenu, pošlite tento článok aspoň jednému kolegovi.

A ak chcete ďalšie podobné články, nezabudnite ma k písaniu toho ďalšieho povzbudiť!

Sú však aj také, ktorých myšlienky sa mi po rokoch vynárajú a pomáhajú mi robiť lepšie rozhodnutia. Ak by mi tieto knihy niekto podaroval, velebil by som ho do konca života. Využite šancu byť pre niekoho takýmto človekom.

Reklama je navoňaná zdochlina

Oliviero Toscani sa preslávil ako fotograf značky Benetton. Jeho kampane boli plné kontroverzných fotografií – umierajúci pacient na AIDS, černoška s bielym dieťaťom a podobne. Ťažko hovoriť len o reklame. Tu ide aj o umenie a aktivizmus.

Zrejme práve Olivierovi vďačím za uvedomenie, že reklamný text nesmie byť prázdne pozlátko ale zdestilovaná pointa. (Pri návrhoch sloganov typu „najlepšia pizza v meste“ sa preto pýtam: „na základe čoho to tvrdíš?“)

Nový výtlačok knižky dnes zoženiete len ťažko. Našiel som second handové kúsky na Martinuse a Bookbote. Príbeh, že sa táto knižka nikde nedá zohnať a vy ste ju ukoristili v antikvariáte robí z darčeku ešte väčšiu špikovku.

The Virgin Way

Richard Branson má prsty vo viac ako 400 firmách (!!!). Jedna z najznámejších je Virgin group, pod ktorú patria napríklad Virgin Atlantic, Virgin Hotels, či Virgin Records.

Pamätám si na vtipnú storku o tom, ako sa podnikateľ vie zahĺbiť do vlastnej myšlienky tak, že mu úplne uletí pointa – to, že by subbrand Virgin Condoms mohol zdegradovať celý brand a vystaviť ho nekonečnému posmechu, mu musela pripomenúť dcéra s manželkou.

V knihe nájdete aj to, ako bojoval proti konkurencii. Keď začali na palube lietadiel Virgin Atlantic ponúkať masáže, konkurenčnú výhodu v porovnaní s British Airways komunikovali takto. Geniálne.

Pred prečítaním tejto knihy som silno razil prístup „zákazník je na prvom mieste“. Po prečítaní som pochopil, že na prvom mieste sú zamestnanci. Riadim sa tým dodnes.

Richard bol povýšený do rytierskeho stavu a jeho ofiko meno je Sir Richard, no jeho pohľad na svet je presný opak snobstva. Uvoľnene hovorí o jeho ceste, ktorá bola ovplyvnená aj tým, že je dyslektik.

Aj túto knihu som našiel len na Bookbote.

The hard thing about hard things

Dávam tu tipy na vianočné darčeky a žiadny z nich sa poriadne nedá kúpiť – kus dobrej roboty, čo? Kniha od jednej z najväčších ikôn Silicon Valley je však skladom!

Túto klasiku má naštudovanú asi každý riadny startupista. Ja, keďže som len wannabe startupista, začal som ju čítať iba pred pár týždňami a získala si ma hneď po prvej strane. Premiestniť sa do hlavy riaditeľa bývalého Opsware, zakladateľa fondu Andreessen Horowitz a investora firiem ako Facebook, Airbnb, Stripe, či GitHub je neskutočne strhujúce.

Ben rozoberá bežné denné situácie, s ktorými sa CEOs stretávajú. Ako vyhodiť kamaráta, s ktorým som firmu začal, ale už jej nestíha? Je ok, najať zamestnanca kamarátovej firmy, keď z nej chcel aj tak odísť?

Čo mi z tejto knihy ostalo v mysli? Zatiaľ neviem, na to je priskoro. Som si však istý, že nejaká myšlienka si v mojej hlave isto rozloží kemping.

Ak vaše okolie zaujíma podnikanie, ktorákoľvek z týchto kníh bude skvelý darček. Ak by ste chceli knihy dostať vy, možno len treba Ježiškovi poslať link na tento blogpost. Tipy na knihy, ktoré posunuli vás, uvítam v komentoch!

Andy Abel

P.S. Dúfam, že si moji blízki prečítajú podnadpis :).